martes, 26 de mayo de 2009

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Análisis de manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Según Reyes Ponce es un folleto, libro, carpeta, en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos para un fin concreto. El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas; lo anterior según Graham Kellogg. Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa, según Terry G.R.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas.

Clasificación.
Por su naturaleza o área de aplicación.
– Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.
– Macro administrativos: Son los documentos que contienen información de más de una organización.
– Meso administrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término meso administrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.
Por su contenido.
– De organización: Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama, misión y funciones organizacionales. Cuando corresponde a un área especifica incluye la descripción de puestos; de manera opcional, pueden presentar el directorio de la organización.
– De procedimientos: Constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una función, actividad o tarea específica en una organización. Todo procedimiento incluye la administración de tiempo de ejecución y el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
– De calidad: Son documentos que describen y consignan los elementos del sistema de calidad, el cual incluye información sobre el alcance, políticas, objetivos generales, estructura, responsabilidad, normas aplicables (con sus referencias), definiciones, lista de distribución y codificación de procedimientos.
– De historia de la organización: Estos manuales son documentos que refiere la historia de una organización, es decir su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición.
Este tipo de conocimiento proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además, sirve como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y usuarios.
La información histórica puede enriquecer otros manuales, como el de organización, políticas, contenido múltiple, etc.
– De políticas: También denominada de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de acción para realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias en una organización.
– De contenido múltiple: Estos manuales concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. El objetivo de agruparla en un solo documento obedecería básicamente a las razones siguientes:
a) Que se consideren más accesible ara su consulta.
b) Que resulte más viable económicamente.
c) Que técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de información.
d) Que sea una instrucción especifica del nivel directivo.
– De puestos: Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación y las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
– De técnicas: Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.
– De ventas: Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas.
– De producción: Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de producción en todas sus fases.
– DE finanzas: Manuales que respaldan el manejo y la distribución de los recursos económicos en todos los niveles de una organización, en particular en las áreas responsables de su capacitación, aplicación, resguardo y control.
– De personal: Identificados también como manuales de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo, básicamente incluyen información sobre:
1. Condiciones de trabajo.
2. Organización y control de personal
3. Capacitación y desarrollo.
– De operación: Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.
– De sistemas: Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento optimo de sistemas de información, administrativos, información, etc., de una organización.
Por su ámbito.
– Generales: Son documentos que contienen información global de una organización según su estructura, funcionamiento y personal.
– Específicos: Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa en particular y en general, por convención, incluye la descripción de puestos.

Manual de organización.
Ø Identificación: Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes.
à Logotipo de la organización.
à Nombre de la organización
à Denominación y extensión del manual (general o específico). En caso de corresponder a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de la misma.
à Lugar y fecha de elaboración.
à Numero de página.
à Sustitución de páginas (actualización de información).
à Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
à Clave de la forma, que debe consignar las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma, el numero de esta y el año. Para leerla con facilidad, debe colocarse entre las siglas y los números un punto, en guión o una diagonal.
Ø Índice o contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
§ Antecedentes históricos: Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
§ Legislación o base legal: Este apartado contiene una lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
§ Atribuciones: Transcripción textual y completa del artículo, clausula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su que hacer. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capitulo, articulo o inciso (la cita tiene que hacerse entre comillas).
§ Estructura orgánica. Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus relaciones de jerarquía. Esta descripción de la estructura orgánica corresponde con la representación grafica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como su nivel jerárquico de descripción.
§ Organigrama: Es la representación grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, muestras que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
Ø Misión: Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Ø Funciones: Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas de la estructura orgánica, necesarias para cumplir las atribuciones de la organización.
Ø Descripción del puesto. Esta reseña del contenido básico de los puestos que integran cada administrativa incluye la información siguiente.
· Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.)
· Relaciones de autoridad, donde se indica los puestos subordinados, las facultades de decisión y las relaciones de línea y asesoría.
· Funciones generales y específicas.
· Responsabilidad de deberes.
Ø Directorio: Es un documento en el que constan los nombres y puestos de las personas comprendidas en el manual.
Manuales de procedimientos.
Ø Identificación: Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes.
· Logotipo de la organización
· Nombre de la organización.
· Denominación y extensión del manual.
· Lugar y fecha de elaboración
· Numero de paginas
· Sustitución de páginas.
· Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
· Clave de la forma, que debe consignar las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma, el número de esta y el año.
Ø Índice o contenido: Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
Ø Prologo y/o introducción: Exposición de los que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente.
Ø Objetivos de los procedimientos: Explicar el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Ø Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Se refiere a la esfera de acción que cubren los procedimientos.
Ø Responsables: Son las áreas, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
Ø Políticas o normas de operación: Criterios o lineamientos generales de acción que se formula de manera explícita para orientar y facilitar las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que participan en los procedimientos.
Ø Conceptos: Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento y cuyo significado, por su grado de de especialización, requiere mayor información para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
Ø Procedimiento (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento; además de explicar en qué consiste, como, donde y con que se hacen, señala a los responsables de efectuarlas.
Ø Diagramas de flujo. Es la representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de m pro­cedimiento y/o él recorrido de formas o materiales; en ella se muestran las áreas o uni­dades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (proce­dimiento detallado) en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o los recursos utilizados en cada caso.
Ø Los diagramas que presenta el manual en forma sencilla y accesible describen clara­mente las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, se aconseja el empleo puntual de símbolos, gráficos simplificados o ambos.
Ø Glosario de Términos: Es la lista y explicación de los conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y las técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos. Sirve de apoyo para su uso o consulta.
Manuales de calidad.
Ø Identificación: Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes.
à Logotipo de la organización.
à Nombre de la organización.
à Nombre del manual.
à Número de procedimiento.
à Título del procedimiento.
à Área responsable de manejar el procedimiento.
à Lugar y fecha de elaboración.

Ø Índice de contenido: Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
Ø Alcance: Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables.
Ø Introducción: Exposición de la situación, filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización.
Ø Política de calidad: Declaración que establece el compromiso de satisfacer a los clientes y lograr una buena relación con los proveedores por medio de una mejora continúa de precio, calidad, ser­vicio, comunicación e innovación tecnológica.
Ø Objetivos generales. Explicación de los propósitos específicos que la organización establece para lograr:
Una adecuada atención de clientes.
Rentabilidad.
La mejora de procesos.
El liderazgo en el mercado.
El desarrollo del capital humano.
Ø Estructura organizacional: Representación gráfica de la estructura orgánica de la organización; muestra la composi­ción de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
Ø Responsabilidades: Enunciados que formula cada unidad administrativa de la organización, por lo general en el nivel de dirección y gerencia, en los que se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad.
Ø Documentos y referencias aplicables. Lista de las normas que sustentan el sistema de calidad de una organización.
Ø Elementos del sistema de calidad: Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización, los cuales incluyen:
Objetivos de los manuales
Los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos.
a) Instruir al personal acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las albores asignadas al personal, propiciar la uniformidad en el trabajo
d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
e) Proporcionar información básico para la planeación e implementación de reformas administrativas
f) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
g) Interviene en la consulta de todo el personal.
h) Facilita las labores de auditoria, evaluación de control interno y su evaluación.
i) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

Diagrama de flujo
Es una forma de representar gráficamente los detalles algorítmicos de un proceso multifactorial. Procesos industriales pasando también a partir de estas disciplinas a formar parte fundamental de otras. Son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de realización del producto o servicio.

Es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de secuencia rutinaria. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operación.

Los diagramas de flujo (o flujo gramas) son diagramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción. Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos, que pocas veces o inciden con la realidad.

La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

Se conocen con este nombre las técnicas utilizadas para representar esquemáticamente bien sea la secuencia de instrucciones de un algoritmo o los pasos de un proceso. Esta última se refiere a la posibilidad de facilitar la representación de cantidades considerables de información en un formato gráfico sencillo. Un algoritmo esta compuesto por operaciones, decisiones lógicas y ciclos repetitivos que se representan gráficamente por medio de símbolos estandarizados por la ISO: óvalos para iniciar o finalizar el algoritmo; rombos para comparar datos y tomar decisiones; rectángulos para indicar una acción o instrucción general; etc. Son Diagramas de Flujo porque los símbolos utilizados se conectan en una secuencia de instrucciones o pasos indicada por medio de flechas.

Utilizar algoritmos en el aula de clase, para representar soluciones de problemas, implica que los estudiantes: se esfuercen para identificar todos los pasos de una solución de forma clara y lógica (ordenada); se formen una visión amplia y objetiva de esa solución; verifiquen si han tenido en cuenta todas las posibilidades de solución del problema ; comprueben si hay procedimientos duplicados; lleguen a acuerdos con base en la discusión de una solución planteada; piensen en posibles modificaciones o mejoras (cuando se implementa el algoritmo en un lenguaje de programación, resulta más fácil depurar un programa con el diagrama que con el listado del código). Adicionalmente, los diagramas de flujo facilitan a otras personas la comprensión de la secuencia lógica de la solución planteada y sirven como elemento de documentación en la solución de problemas o en la representación de los pasos de un proceso.

Características que debe cumplir un diagrama de flujo
Los diagramas de flujo presuponen el siguiente aspecto:
1. Existe siempre un camino que permite llegar a una solución.
2. Existe un inicio del proceso
3. Existe un único punto de fin para el proceso de flujo.
Desarrollo del Diagrama de Flujo
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quién lo empleará y cómo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los límites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :
Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
Identificar y listar los puntos de decisión.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.
Tipos de diagramas de flujos
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujo gramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.
Ventajas de los Diagramas de Flujo
* Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
* Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos del reproceso, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
* Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
* Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
Símbolos que se Emplean en los Diagramas de Flujo
Los símbolos de diagramación que se emplean internacionalmente son elaborados por las instituciones siguientes:

1. American Society of Mechanical Engineers (ASME), que ha desarrollado los símbolos, los cuales, a pesar de que son aceptados en áreas de producción, se emplean escasamente en el trabajo de diagramación administrativa, pues se considera que su alcance se enfoca a los requerimientos de esta manera.
2. American National Standard Institute (ANSI), que ha preparado una simbología para representar flujos de información del procesamiento eléctrico de datos.

Clasificacion De Diagramas De Flujo
Por su presentación:
à De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos
à De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión
Por su formato
S De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda
S De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente.
S De formato tabular: También conocido como de formato columna o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
S De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan
POR SU PROPOSITO
De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones
De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.
De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas
Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven
De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona
Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada
De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos



































2 comentarios:

  1. hola.
    Esta padre tu blog en cuanto al diseño, tambien la información que tiene esta muy bien, tiene mucha información y las imagenes concuerdan con el contenido, te recomiendo que le pongas un poco de mas imagenes.

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  2. HOLA PERLIS TU BLOG ESTA BIEN PERO LE FALTO MAS INFORMACION E IMAGENES, CUIDATE MUCHO Y ESPERO TU COMENTARIO TAMBIEN. MARINA
    BYEEEEEEEEEEEEEE

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